Att leda på distans

När arbetsgruppen är geografiskt spridd är det ledarens ansvar att skapa upplevelsen av närhet. Med teknikens hjälp kan arbetsgruppen bli tajt och arbeta som ett team även om den är spridd över världen. Men det går lätt inflation i information och möten, så det gäller att göra på rätt sätt. Policy och ramar är viktiga.

Det blir allt vanligare att arbetsgrupperna inte sitter samlade på ett kontor. De flesta av deltagarna på Womentor leder på distans. Då gäller det att skapa en upplevelse av närhet och starka relationer som kan överbrygga avståndet.

Verkliga möten kräver att alla kan träffas vid samma tillfälle, på samma plats, och det är inte alltid möjligt.

Med teknikens hjälp kan man ändå få med alla på mötet, via chatt-, telefon-, webb- eller videokonferanser.

De som inte kan närvara vid rätt tid nås via röstbrevlådan, e-posten och intranätet.

Mötas in real life
Tack vare tekniken finns många alternativ för att hålla dialogen levande och relationerna tajta. Det gäller att använda sig av rätt kanal vid rätt tillfälle.

Det fysiska mötet är viktigt för att skapa relationen som det fortsatta arbetet ska bygga på. När man väl har träffats är det lättare att ta kontakt, samarbeta och läsa av varandra och det är möjligt att bevara och stärka relationen utan att träffas.

Det är lätt att nå varandra via skrift och tal, trots stora avstånd. Men många vill även se den de talar med.

-  Vi har alltid webbkameran på när vi chattar och talar i telefon med varandra, säger någon.

Glöm inte de frånvarande
En del arbetsgrupper kan samla den större delen av medarbetarna till ett fysiskt möte men måste ringa in ett fåtal. Det skapar en obalans, det är lätt att glömma bort telefondeltagarna och de blir svagare i sina argument när de inte kan se den de talar med.

En lösning kan vara att ha en kamera som filmar den som talar. På så sätt får distansdeltagarna en bättre känsla för mötet. Andra företag löser problemet genom att skriva ut bilder på de deltagare som inte kan närvara, för att man inte ska glömma bort dem. Ett annat sätt att säkerställa att alla får samma förutsättningar och uppmärksamhet på mötet är att alla ringer in till mötet, även om merparten faktiskt skulle kunna träffas i ett mötesrum.

Intranät med struktur
Intranätet gör informationen tillgänglig för alla, när de behöver den. Men det kräver struktur, annars blir det lätt oreda och svårt att finna det man söker.

-  Jag styr informationsstrukturen på vårt intranät med järnhand för att man lätt ska hitta information man söker och aldrig vara mer än tre klick från den. Delar av nätet administreras lokalt och många lägger upp information på det, men det sker i en bra grundstruktur, så att nätet inte blir vildvuxet, säger Therese Sinter, Marknads- & informationschef på Sogeti.

-  Intranätet är en väldigt bra kommunikationskanal. Låt alla anställda vara med och bidra och hantera kunskapsöverföringen i företaget via intranätet. Vad säger att det är den som ansvarar för intranätet eller chefen som vet bäst eller allt? Eller varför inte gå ett steg längre och bygga ihop intranät och extranät, så att kunderna också kan vara med och bidra. Det kommer att öka nätverkandet och kunskapen i hela organisationen, säger Maria Sognefors, Knowledge Manager på EpiServer.

Andra har ett sämre intranät:
–  Vi satsar inte på intranätet, då är det förstås inga där och varför ska man satsa på något som ingen använder? Så inkorgen är full av massutskick med viktig information som försvinner bland alla andra mejl. När man behöver informationen kan man inte hitta den, säger någon.

Vem, vad, hur och varför
Med alla dessa möjligheter är det viktigt att man funderar över situationen och vad den kräver. Det är ledarens ansvar att se till att alla är med och känner sig delaktiga. Att den geografiska distansen inte leder till en distans i samarbetet.

Dessutom är det viktigt att ha policys, som följs. Av alla, även dem som skriver dem. Man ska veta varför man ska vara med på ett möte, agendan, vad som förväntas av en och hur man ska förbereda sig. Man ska förstå varför man har fått ett mejl, från vem och vad man ska göra med det. Det ska vara okej att inte alltid vara tillgänglig, samtidigt måste det finnas en väg fram om det är riktigt viktigt.

Alla ska veta var informationen finns, vem man ska vända sig till i olika frågor och man måste ha en närhet till sin arbetsgrupp även om det geografiska avståndet är stort.

-  Det går lätt inflation i information, så det gäller att informera lagom mycket, på rätt sätt till rätt person, anpassat efter situationen, säger någon.

Det är komplicerat, men kan inte nonchaleras om distansledarskapet ska fungera. Det gäller att ha en tajt kommunikationsplan och använda tekniken på rätt sätt vid rätt tillfälle.

Helst av allt ska hela företaget ha en kommunikationspolicy som underlättar arbetet. Det är få förunnat. I väntan på den måste distansledare göra sina egna avvägningar och skapa egna policys.